Ho scritto il mio primo articolo su PM facile parlando di come si potessero applicare i principi lean al project management per efficientare i processi ed avviare una vera e propria lotta contro gli sprechi (puoi leggere l’articolo qui). Sono convinto ormai da tempo che qualsiasi professionista che operi nel contesto del project management possa trarre grande beneficio nell’adottare metodologie utilizzate in altri contesti, come ad esempio le operations.

In questo articolo parlo proprio di questo approccio alla “contaminazione” e focalizzo la mia attenzione su una metodologia a mio avviso molto interessante: la metodologia 5S.

Circa dieci anni fa ero impegnato su un progetto di innovazione tecnologica presso un cliente che tutt’ora opera nell’ambito del food. Effettuando un giro dei reparti in compagnia del responsabile delle operations mi colpì un cartello in bacheca sul quale era scritta la frase

“Un posto per ogni cosa e ogni cosa al suo posto”

Evidentemente in quell’azienda erano ben consapevoli dell’impatto sulle performance dei processi legato alla non perfetta organizzazione degli spazi sulle linee di produzione e nelle postazioni di lavoro.

Iniziai quindi ad approfondire e pensai che quel tipo di tecniche potevano essere applicate anche alla gestione dei progetti. Ed è di questo che ti parlo in questo articolo.

Ma prima di andare avanti facciamo una breve introduzione e presentiamo la metodologia 5S.

LA METODOLOGIA 5S

La metodologia 5S racchiude in cinque passaggi un metodo sistematico e ripetibile per l’ottimizzazione degli standard di lavoro e quindi per il miglioramento delle performance operative.

Nato dalla tradizione giapponese dell’eliminazione di tutto ciò che è spreco (muda), l’obiettivo è quello di eliminare tutto ciò che non è strettamente funzionale all’attività svolta, indipendentemente dall’attività stessa.

La filosofia alla base della metodologia 5S è simile alla buona pulizia, con l’obiettivo di creare e mantenere un ambiente pulito, organizzato e altamente funzionante.

L’approccio 5S fornisce un senso di chiarezza tra ciò che è necessario e ciò che non lo è.

La metodologia 5S pone le basi per migliorare l’efficienza sul posto di lavoro riducendo sforzi, energia e costi, creando al contempo un percorso per future opportunità di miglioramento continuo. Tale approccio incoraggia inoltre la partecipazione del team al lavoro per migliorare il luogo di lavoro, i processi e i progetti, riducendo al contempo l’ingombro, gli sprechi, i ritardi e la confusione.

Il termine 5S trae spunto dalle iniziali della pronuncia occidentalizzata delle cinque parole giapponesi che sintetizzano i cinque passi che danno il ritmo alla metodologia:

Seiri – (in inglese “sort”) scegliere e separare: separa ciò che ti serve da ciò che non è funzionale all’attività e quindi crea disturbo e disordine, quindi spreco di tempo o di risorse (muda); un termine alternativo con la S è scarta.

Seiton – (in inglese “set in order”) sistemare e riorganizzare: metti a posto tutto quello che è utile, il vecchio motto “ogni cosa al suo posto e un posto per ogni cosa”; un termine alternativo con la S è sistema.

Seiso – (in inglese “shine”) controllare l’ordine e la pulizia creati: tieni tale ordine costante e pulisci, un ambiente pulito ed ordinato è un ambiente che “non nasconde” le inefficienze (una logica molto in linea con il Total Quality Management TQM); un termine alternativo con la S è spazza.

Seiketsu – (in inglese “standardiza”) sistematizzare o standardizzare: definisci delle metodologie ripetitive e canonizzate da utilizzare per continuare queste attività di razionalizzazione delle risorse e degli spazi lavorativi;

Shitsuke – (in inglese “sustain”) diffondere o sostenere: fai che questo modo di pensare ed agire sia pervasivo per tutte le attività aziendali.

Il quinto passo (shitsuke) può anche essere inteso come allargamento delle 5S da esperimenti pilota ad altre attività che possono goderne.

Questa metodologia investe quindi un atteggiamento aziendale di miglioramento continuo, in modo che ogni giorno sia un giorno per il miglioramento e per scoprire altri muda ed eliminarli: infatti se i primi tre passi possono essere svolti con poco sforzo, il cuore del miglioramento e del sistema è negli ultimi due che rendono l’attività costante e strutturale.

CHI USA LE 5S?

Le origini della metodologia 5S provengono dall’industria automobilistica, con l’obiettivo di rendere la linea di produzione in officina sicura, pulita, performante ed economica. Con la sua praticità ed efficienza, 5S continua ad essere fortemente adottato in vari altri settori come quello manifatturiero e sanitario.

Esempio: le 5S nel manifatturiero

STEP 1 – Scegliere e separare

Il Primo passo da compiere per la messa a punto del sistema riguarda la rimozione dalla postazione di lavoro di tutto ciò che non serve al processo produttivi in corso. La corretta applicazione di questo punto permette la riduzione di problemi e interferenze nel flusso lavorativo, una maggiore qualità dei prodotti e un aumento della produttività.

Questo primo punto si basa sulla strategia del cartellino rosso “red-tag”, un semplice metodo che permette di identificare oggetti potenzialmente non necessari in azienda o in magazzino, valutare il loro effettivo utilizzo e imparare a trattarli in maniera adeguata.

Per mettere in atto questo sistema è necessario creare un’apposito spazio “red-tag area”, la quale consiste in una zona messa a disposizione per l’immagazzinamento degli oggetti con cartellino rosso che hanno bisogno di ulteriore valutazione.

Gli oggetti riposti in quest’area vengono posti sotto osservazione per un periodo di tempo prestabilito.

STEP 2 – Sistemare e organizzare

Il secondo passo delle 5S è Sistemare e Organizzare: gli oggetti/attrezzi devono essere disposti in maniera tale che siano facile da identificare, utilizzare e riporre. Questo è molto importante in quanto permette di eliminare numerosi sprechi di tempo nello svolgimento delle attività produttive.

La sistemazione e l’organizzazione permettono di ottenere una maggiore fluidità e linearità nelle attività produttive; questo concetto è il punto centrale della standardizzazione.

Per standardizzazione si intende la messa a punto di un sistema che permette di portare a termine procedure e mansioni in maniera adeguata.

STEP 3 – Controllare l’ordine e la pulizia creati

Il terzo passo è controllare l’ordine e la pulizia creati. Questa attività prevede che tutto sia ordinato e pulito, così che tutti gli oggetti/attrezzi siano sempre disponibili e pronti all’uso.

Quando questo terzo principio non viene applicato, si possono creare diversi problemi tra i quali: diminuzione del morale degli operai, rischi per la salute, rotture degli oggetti/attrezzi, e aumento del numero dei prodotti difettosi.

Fondamentale è la comprensione del concetto che la responsabilità della pulizia e della postazione di lavoro, è di tutti coloro che la occupano.

STEP 4 – Standardizzare

Il quarto passo, Standardizzare, è il risultato della corretta applicazione delle prime tre procedure – Scegliere e Separare, Sistemare e organizzare, Controllo dell’ordine e della pulizia creati.

Lo scopo principale della standardizzazione è evitare la mancata applicazione dei tre processi precedenti, al fine di renderli un’abitudine quotidiana, e assicurare che siano mantenuti e migliorati nel tempo. Solo seguendo questa filosofia è possibile una reale ed efficace implementazione del quarto processo.

STEP 5 – Sostenere

Il quinto passo, Mantenere nel tempo, ovvero fare sì che le procedure messe in atto diventino un’abitudine e vengano mantenute nel corso del tempo. Non importa quanto bene siano stati applicate le prime quattro procedure, ma il sistema non può funzionare a lungo se non si applica anche quest’ ultima di mantenimento.

Per approfondimenti: LeanManufacturing – 5S

La semplicità e versatilità rende l’approccio 5S altamente adattabile alla gestione dei progetti e alle pratiche di analisi aziendale.

COME APPLICARE LE 5S ALLA GESTIONE DEI PROGETTI

Abbiamo introdotto i pilastri della metodologia delle 5S ed abbiamo visto una semplice applicazione all’ambito manifatturiero. Adesso torniamo alle questioni a noi più care e chiediamoci come è possibile applicare la metodologia 5S al project management?

Utilizzando l’intuito direi che la risposta a questa domanda è alquanto immediata.

Come project manager noi non interveniamo sulle postazioni di lavoro, ma ci troviamo spesso a gestire un’enorme mole di informazioni rappresentata nella documentazione di progetto. Su questo aspetto bisogna focalizzare la nostra attenzione.

Procediamo per step:

STEP 1 – Scegliere e separare (la documentazione di progetto)
Il primo passo nell’esecuzione di 5S per un progetto traboccante di informazioni è la selezione e separazione della sua documentazione in due gruppi distinti:

Gruppo 1: raggruppa i documenti in uso rispetto allo stato delle attività di progetto (dove sei rispetto allo schedule);

Gruppo 2, raggruppa tutto il resto.

Il problema è che spesso i membri del team pensano che la maggior parte dei documenti sia importante, necessaria e indispensabile all’esecuzione delle attività correnti. In realtà questo non è vero ed per tale ragione che bisogna separare ciò che è necessario ora da ciò che no lo è.

Questo processo di smistamento è sia fisico che mentale e diventa la base per i passaggi che seguono.

STEP 2 – sistemare e organizzare (la documentazione di progetto)

Anche quando i documenti vengono ordinati, si può ancora passare troppo tempo a cercare il documento giusto. La necessità di cercare continuamente informazioni, non solo può essere frustrante, ma causa ritardi, sprechi di tempo, energia, denaro e riduce la concentrazione su ciò che è importante.

“Gli studi dimostrano che i knowledge worker sprecano fino al 50% del tempo a caccia di dati, identificando e correggendo errori e cercando fonti di conferma per dati di cui non si fidano” (Redman, 2013).

Non basta ordinare la documentazione di progetto per rilevanza (es. rispetto agli obiettivi), ma il concetto è che la documentazione debba essere sistemata ed organizzata secondo un approccio sistematico. Questo risultato può essere ottenuto organizzando la documentazione in linea al flusso di lavoro, in modo da rendere ciascun documento risulti facilmente individuabile “dove e quando serve”.

STEP 3  – controllare l’ordine (delle postazioni di lavoro e della documentazione di progetto)

Vi siete mai chiesti se un project manager con i file di progetto sparsi un po’ ovunque (hai presente i desktop versione mosaico?), mucchi di inutili carte sulla scrivania in compagnia di tazze di caffè sia in grado di mantenere il progetto in ordine e sulla buona strada?

Magari in alcuni casi particolari si, ma l’esperienza ci insegna che in tutti gli altri casi la mancanza di ordine per la documentazione di progetto porta al caos.

Mi è capitato decine di volte che alla richiesta di informazioni, la risposta è stata: “Sono sicuro che il documento è qui da qualche parte nel mio pc … dammi solo qualche minuto per trovarlo …” . Quel “solo qualche minuto” si spesso tramutato in ore, o peggio giorni, di tempo (e denaro) sprecato alla ricerca del file corretto.

Questo vale per l’organizzazione della documentazione in formato elettronico, ma lo stesso discorso può essere applicato alla documentazione in formato cartaceo.

Io sono contrario allo spreco di carta, ma sono consapevole che in alcuni casi può risultare utile avere la documentazione stampata e a portata di mano. Per tale ragione è importante rimuovere eventuali materiali non necessari dalle postazioni di lavoro. Un ambiente di lavoro pulito consente di concentrarsi sulle attività da svolgere. Riduce ed elimina distrazioni, disordine e carta non necessaria.

STEP 4 – standardizzare

Il passaggio standardizzato consiste nel ripetere in modo coerente i tre passaggi precedenti come attività quotidiane.

Inoltre bisognerebbe documentare le linee guida e le procedure. La documentazione di progetto dovrebbe essere standardizzata con un formato ed una convenzione di denominazione che sia nota a tutto il team di progetto.

Pertanto, è buona norma condividere i modelli (template) utilizzati per il progetto. Per ciascun modello di documento dovranno essere evidenziate le informazioni necessarie e le modalità di rappresentazione. In questo modo eviterai ai tuoi collaboratori l’introduzione di nuovi template (spesso eccessivamente creativi …) e li aiuterai e concentrarsi solo ed esclusivamente sul contenuto.

STEP 5 – sostenere

Se non viene fatto uno sforzo per mantenere nel tempo i risultati ottenuti grazie all’applicazione dei quattro passi precedenti è inevitabile un ritorno alla situazione di partenza.

Un buon modo per sostenere i risultati dell’applicazione delle 5S è adottare costantemente queste (buone) pratiche da soli e dimostrarne l’efficacia agli altri. Questo approccio contribuirà anche ad stabilire i presupposti per individuare potenziali problemi, adeguamenti e miglioramenti futuri.

CONCLUSIONI

Che si tratti di gestire progetti, di organizzare il lavoro di una linea di produzione o di organizzare la pulizia delle camere d’albergo, l’adozione della metodologia 5S attraverso i cinque passi che abbiamo visto migliora in modo efficiente i luoghi di lavoro e trasforma le situazioni disorganizzate in ambienti organizzati, puliti, altamente funzionali.

Pertanto, fossi in te non avrei alcun dubbio e proverei oggi stesso e mettere ordine nel progetto implementando questi semplici principi.

A presto,

Francesco

Riferimenti:

Redman, T. C. (2013). Data’s Credibility Problem. Harvard Business Review, 91(12), 84–88

LeanManufacturing.it: 5S