Nella prima parte dell’articolo abbiamo visto i principi AGILE riferiti a progetti prevalentemente di sviluppo software. In realtà i concetti che ispirano i principi prescindono dall’applicazione al mondo IT e sono molto utili, se messi in pratica, anche in altre realtà come vedremo in questo articolo.

L’influenza dal mondo delle Operations

La stessa metodologia AGILE fa propri concetti presi dal mondo industriale. Si pensi a Kanban impiegato per la prima volta nel 1940 da Toyota. Analizziamo la parola giapponese, “Kan” vuol dire “Visuale” e “Ban” vuol dire “Segnale”.

Un bel suggerimento, che porta a definire il Kanban board: una rappresentazione visuale del lavoro che deve essere fatto, che viene fatto e che sarà fatto. In questo modo si ha sempre sotto controllo il processo produttivo e si può tarare il magazzino di conseguenza.

Approfondiamo i principi che guidano la metodologia Kanban, di forte ispirazione, e cerchiamo di capire come questi sono correlati con AGILE.

Eccoli:

VISUALIZZA IL WORK FLOW

Uso del Kanban board per capire il processo produttivo del singolo elemento.

LIMITA IL WORK IN PROGRESS

Attraverso il processo di pull ogni volta che può essere consegnato qualcosa deve essere consegnato ed ogni volta che può iniziare una lavorazione deve iniziare.

Questo principio è in forte correlazione con tutti gli approcci AGILE. Il Work In Progress diminuisce il throughput: se il Team è bloccato sulla risoluzione di un problema, non produrrà gli altri deliverable nell’iterazione prestabilita (Sprint). Quindi la velocità di elaborazione (delle User Story) diminuirà. Ecco perché nasce il cosiddetto Technical Debt. Un debito che decidiamo di risolvere più tardi nel progetto, proprio per limitare il Work In Progress.

MANAGE FLOW

Gestisci il processo e implementa cambiamenti solo quando gli impatti di questi cambiamenti sono stati valutati (e capiti). La gestione del cambiamento ha un forte impatto sui rischi e anche sui contratti.

Si consideri che in AGILE anche lo scope può cambiare, quindi le forme contrattuali devono essere tali da accettare il cambiamento si, ma proteggendo sia il fornitore che il compratore.

In un successivo articolo parlerò delle forme contrattuali più diffuse nella fornitura di progetti gestiti con metodologia AGILE.

RENDI LE POLICY ESPLICITE

Tutti i membri del team devono avere chiare quali sono le policy e le regole. In tal modo tutti possono contribuire al miglioramento continuo che si vuole effettuare. La trasparenza è uno dei principi AGILE. Nel principio 6 del primo articolo abbiamo visto che la comunicazione faccia a faccia è preferibile. Ma in realtà va curata la comunicazione con tutto il Team in modo che siano sempre chiari a tutti regole, obiettivi e ostacoli del progetto.

IMPLEMENTA CICLI DI FEEDBACK

Solo con i ritorni e con la valutazione dei processi implementati è possibile fare le giuste considerazioni per migliorare. In tutti gli approcci AGILE viene contemplato un evento specifico per verificare l’efficienza dei processi implementati ed eventualmente introdurre delle migliorie. L’evento in questione è lo Sprint Retrospective.

Tale evento dura 3 ore a valle di uno SPRINT di un mese o meno in proporzione. In tale evento il Team analizza i feedback sui processi messi in campo.

MIGLIORA IN MODO COLLABORATIVO ED EVOLVI IN MODO SPERIMENTALE

Solo con i ritorni sui processi implementati sarà possibile migliorare e solo coinvolgendo il team di produzione. E’ un concetto direttamente collegato con il principio 5, gli individui motivati migliorano in modo collaborativo. Il miglioramento continuo avviene analizzando i feedback e migliorando i processi.

Quindi, come vediamo già nel 1940 Toyota aveva adottato, senza che ci fosse ancora il “Manifesto” (vedi articolo precedente), diversi principi AGILE.

A questo punto non resta che generalizzare i principi AGILE in modo che possano essere adottati, o essere di ispirazione, anche in realtà aziendali e industriali diverse dalla produzione del software. Vediamoli come risultato di un lavoro che nel 2005 un gruppo di professionisti illuminati ha svolto:

  1. Miglioriamo il ritorno degli investimenti, concentrandoci sulla creazione di un flusso continuo di realizzazione del valore. In AGILE il valore viene creato nello SPRINT. E’ l’iterazione dove il Team implementa le User Story che hanno priorità cioè che portano maggior valore al Cliente.
  2. Forniamo risultati affidabili coinvolgendo i clienti con frequenti iterazioni e condivisione della responsabilità. Il Cliente partecipa direttamente e continuamente all’implementazione del progetto.
  3. Ci aspettiamo l’incertezza e la gestiamo con iterazioni, l’anticipazione e l’adattamento. La gestione del Cambiamento coinvolge diversi aspetti che in AGILE vengono contemplati come Contrattualistica, Rischi, Qualità, Pianificazione.
  4. Liberiamo la creatività e l’innovazione riconoscendo che gli individui sono la fonte ultima di valore e creando un ambiente dove una persona può fare la differenza.
  5. Miglioriamo le prestazioni ritenendo i team responsabili del risultato in modo condiviso, per una maggiore efficacia.
    In quasi tutti gli approcci AGILE è il Team che è responsabile di eventuali errori non il singolo.
  6. Miglioriamo l’efficacia e l’affidabilità utilizzando strategie, processi e pratiche adatti alle situazioni
    specifiche.

Eventi come lo Sprint Backlog, ma anche la risoluzione di un Technical Debt attraverso un’iterazione specifica chiamata Spike, migliorano l’efficacia dei processi e risolvono problemi tecnici e architetturali specifici.

 

Sempre tenendo presente la produzione continua di risultati. Lo Spike infatti non coinvolge tutti i membri del Team e non dura quanto uno Sprint proprio per non fermare la produzione.

Ormai è evidente che tutti questi principi, che abbiamo messo in correlazione tra di loro anche se appartenenti a periodi e realtà diversi, mostrano un modo di gestire i progetti molto interessante e che punta sul coinvolgimento delle persone, sulla comunicazione trasparente e si adatta al cambiamento per creare Valore.

Questo modo di gestire i progetti è stato già contemplato nel nostro corso on line di preparazione alla certificazione PMP®. Ad esempio nella presentazione di diverse tecniche e strategie che rinviano la pianificazione all’ultimo momento responsabile come avviene in tutti gli approcci AGILE.

Questo a riprova che noi di PM facile ci avevamo visto lungo, considerando che anche il nuovo format d’esame di certificazione PMP® (che sarà attivo da Dicembre, ma avremo modo di parlarne) presenta delle interessanti connessioni con la metodologia AGILE.

A presto,
Michele