Lo smart working è una modalità di lavoro agile la cui diffusione è destinata ad incrementarsi sempre più nei prossimi mesi. Quando si opera secondo tale modalità determinati processi o gruppi di processi dovrebbero essere oggetto di particolare attenzione da parte del project manager. Uno di questi è la misura delle performance di progetto.

La misura delle performance durante lo svolgimento delle attività di progetto è un’attività continua, grazie alla quale il project manager è in grado di tenere sotto controllo i processi che consentono di raggiungere gli obiettivi e di prendere le decisioni giuste, le decisioni cosiddette “informate”, ossia basate sui dati.

In ambito PMI e con riferimento particolare allo standard PMBOK® Guide, abbiamo tre principali definizioni riguardo alle performance sul lavoro eseguito o work performance:

  • Work Performance Data: osservazione diretta dei dati di output dei processi progettuali
  • Work Peformance Information (WPI): si ottengono dal confronto tra le performance attuali e quelle pianificate, si procede ad una serie di classificazioni e previsioni
  • Work Peformance Report: rappresentazione delle WPI in documenti redatti con l’obiettivo di rappresentare un valido supporto alle decisioni

Questi concetti, stando alle sole definizioni, potrebbero apparire come di non facile applicazione; passiamo quindi ad un esempio pratico.

Esempio

Stiamo gestendo un progetto di integrazione tra sistemi SAP R/3, Business Intelligence e Reporting, durante il processo Direct and Manage Project Work vengono osservati i seguenti dati:

Attività 1

Sviluppo Business API per l’interfacciamento tra i sistemi, valore delle attività (valori in euro):
EV1 = 145.000 PV1 = 148.000 AC= 142.0000

Attività 2

Trasferimento dei dati dalla reportistica della Business Intelligence al sistema SAP R/3
EV2 = 137.000 PV2 = 135.000 AC2= 140.000

Dove EV rappresenta l’Earned Value (valore ottenuto nel momento considerato per il progetto), PV è il Planned Value (valore che si era pianificato di ottenere nel momento considerato per il progetto), AC è l’Actual Cost (costi sostenuti nel momento considerato, per il progetto).

A partire da questi dati vogliamo ottenere i valori delle varianze CV e SV ed i valori degli indici di performance CPI e SVI per entrambe le attività.

Si vuole infine ottenere un report che possa essere di aiuto per stabilire se nel progetto si sta procedendo secondo i piani o se è necessario approcciare ad una ripianificazione.

In questo esempio quali sono i Work Performance Data? Quali sono i Work Performance Information? Quale potrebbe essere il Work Performance Report?

Proviamo a rispondere a queste domande.

I dati presentati come EV, PV, AC possono essere considerati come “grezzi”, cioè come dati che emergono da un’osservazione diretta dei valori di progetto.

Se li contestualizziamo potremmo provare a costruire qualche indice, ad esempio:

Attività 1: Sviluppo Business API per l’interfacciamento del sistema, valore delle attività (valori in euro) :
EV1 = 145.000 PV1 = 148.000 AC= 142.0000

CP1 = EV1/AC1 = 1,02 ; SP1 = EV1/PV1 = 0,97

Attività 2: Trasferimento dei dati dalla reportistica della Business Intelligence al sistema SAP R/3
EV2 = 137.000 PV2 = 132.000 AC2= 140.000

CP2 = EV2/AC2 = 0,97; SP2 = EV2/PV2 = 1,037

Il CP rappresenta il Cost Performance (Index) del progetto, un indice che con valore minore di 1 mostra una tendenza a sostenere più costi di quanto realmente si produce in termine di valore per il progetto.

SP rappresenta lo Schedule Performance (index) per il prgetto, un indice che con valore minore di 1 mostra una tendenza a produrre meno valore di quanto realmente pianificato.

Queste elaborazioni, a titolo di esempio, mostrano che c’e’ stata una contestualizzazione dei dati grezzi. Abbiamo ottenuto cosi i Work Performance Information definiti dal PMBOK.

Se vogliamo costruire un Report, potremmo partire dai dati per riportare informazioni del tipo:

Report

Si è proceduto ad una stima dei valori …

Secondo la seguente metodologia …

I valori ottenuti mostrano che …

Decisioni possibili ……

Il Work Performance Report elabora tutte le Work Performance Information che sono state ottenute collezionando i work performance data.

I report cosi ottenuti sono essenziali per capire l’andamento generale del progetto e sono di supporto per diversi processi di monitoraggio e controllo nonché ovviamente di comunicazione per gli stakeholder del progetto.

Ad esempio, per il processo di Controllo dei Rischi report di questi tipo danno la possibilità al project manager di capire l’impatto che i rischi stanno avendo sul progetto (nel caso si manifestino).

I report sulla performance del lavoro svolto (Work Performance Report) è quindi di fondamentale importanza perché può riguardare le diverse aree e fornisce indicazioni sull’andamento generale del progetto. Ad esempio, grazie al Work Performance Report, si può dedurre un ritardo nella consegna, nonché un aumento dei costi.

Pertanto, in particolare quando il gruppo di lavoro opera nella modalità dello smart working, il project manager dovrà prestare grande attenzione alla misura delle performance di progetto in modo da avere indicazioni in tempo reale riguardo all’andamento delle varie attività in progress.

Alla prossima,

Michele